" Высад-Про":
ВИВiСКИ Й ФАСАДИ

Організація участі у виставці

Так уже влаштований наш мир, що завжди, що те повинне трапиться вперше. Припустимо, що Ви, що досі не має ніякого відношення до організації чого б те не було, за винятком виклику Діда Мороза власному ребенку на Новий Рік, зштовхнулися з такою ситуацією. "Опля, от так сюрприз приготувало мені керівництво, довівши до відома про цей безрадісний факт, практично в останній момент?" -думаєте Ви чеша в потилиці. Що робити, куди бігти, істерія у Вашій голові наростає з кожною хвилиною, адже нікому не хочеться втрачати роботу, через якого те захід, організація якого Вам "подфартило" так недоречно.
Що робити? Насамперед видихнути й по-можливості заспокоїться хоча б на парі хвилин. Вийшло? Немає? Добре, виходу іншого ні, однаково йдемо далі. Якщо Вас це хоч небагато заспокоїть, то на організацію подібного серйозного корпоративного заходу, керівництво не буде призначати людини, будучи не впевненим у його здатностях і діловій хватці. Будь-який розсудливий керівник, усвідомлює, що призначає відповідальним за захід людини не має досвід в організації подібних заходів і морально готовий до деяких неточностей і збоїв. Так що Ваше завдання, не наробити непоправних "косяків".
Куди бігти? Насамперед до комп'ютера або папки з формами від організаторів виставки. Якщо такий не є або колишній менеджер, що займався до Вас виставкою не залишив її або співробітники в офісі, куди то поклали й знайти її не представляється можливим, ідіть на сайт організаторів виставки, там завжди вивішена вся документація по заходу. Скопіюйте її собі в комп'ютер в окрему папку, озаглавте її наприклад так: "Форми від організаторів", крім електронного варіанта Вам знадобиться зібрати всю документацію в окрему папку-швидкозшивач, її Ви потім візьмете із собою на виставку й не однократно будете до неї звертатися. Краща рада, який тільки можна дати людині, що займається вперше організацією участі компанії у виставці, це максимально структурировать одержувану інформацію. Ваше завдання, настільки структурировать інформацію, що б Ви мали можливість знайти будь-який документ або дозвіл у плині максимум 1 хвилини. Адже при дедлайне заїзду-виїзду або безпосередньо під час роботи виставки у Вас може скластися ситуація, коли виникаючі, як на зло, у те саме час дрібні й не дуже проблеми, всі потребуючі негайного дозволи можуть по-перше здатися Вам не розв'язуваними, по-друге зіпсувати чимало нервових кліток, а нерви дуже коштовна річ і вона Вам ще знадобиться. Після вивчення всієї документації, подзвоните організаторам виставки й уточните, які форми вже були заповнені й вислані їм і які потрібно заповнити, чи всі проплати пройшли. Безпосередньо про виставочні площі. Які вони бувають і із чим них їдять? Виставочна площа, буває забудована (це, коли організатори надають Вам готовий стандартний стенд) і не забудована (коли, Ви маючи корпоративний стенд, про створення вищезазначених говорити не будемо, це окрема історія багатими своїми подробицями, наймаючи монтажників або користуючись ресурсами своєї компанії, будуєте його самі). Припустимо Вам повезло, у вас забудована площа й не прийде займатися оформленням дозволів на ввіз, растаможку, протипожежну безпеку, доставку стенда, наймання монтажників для його будівництва й т.п. Отже, що необхідно далі? Після рішення всі організаційних питань по документації й збиранню стенда, Вам необхідно з'ясувати які рекламні матеріали компанія везе із собою на виставку (каталоги, прайс-аркуші, буклети по продуктах, листівки, пакети й т.п.). Складіть список оного, запишіть кількість, все це запаковуємо в коробки, обов'язково підписуємо їх і номеруем, у вас буде можливість відстежити що приїхало на виставку, а що випадково залишилося в офісі й швидко вирішити виниклу проблему. Крім рекламних матеріалів Вам знадобляться наступні речі: корпоративні бейджи (повинні ж ваших співробітників працюючих на стенді, як те пізнавати відвідувачі), якщо є корпоративні шнурки-краватки й т.п. візьміть і їх, ручки, анкети відвідувача стенда (складіть невеликий опросник заздалегідь і роздрукуйте їх із запасом), папір, клей, степлери (вони Вам знадобляться, що б прикріплювати візитні картки до анкет відвідувача стенда, адже при великому напливі відвідувачів, чим швидше Ви запишіть їх контактні дані, тим краще, працюючи на стенді попросите співробітників складати заповнені анкети в окрему коробку, підпишіть її, це сама коштовна річ після закінчення виставки!), скріпки, кнопки, прозорий скотч (він як показує практика Вас виручить неодноразово), ножиці, канцелярські ножі, маркери, корпоративні подарунки й сувеніри. Всі, усе без винятку записуємо в список речей, які беремо на виставку. Крім рекламно-друкованої продукції Вам напевно знадобляться, дещо з напоїв і закусок, уточните це питання з керівництвом і закупитеся всім необхідним ... і не забудьте про одноразовий посуд і серветки, вони Вам знадобляться. Якщо їсти можливість організуйте харчування для співробітників на виставці, Ви адже там будете з раннього ранку й до пізнього вечора, а відлучатися на довго від виставочного стенда вкрай небажано.
Документи для заїзду й участі у виставці оформлені, коробки з матеріалами зібрані й пронумеровані, що далі? Так, а як відвозити те це все добро будемо, адже заїзд на стенд відбувається в дуже короткий часовий проміжок (див. форми організаторів)? Ваше завдання з'ясувати буде вантаж доставлятися автомобілем компанії або прийдуть наймати ля цього перевізника.
Кілька рад. Обов'язково випишіть всі телефонні номери всіх контактних осіб задіяних з Вами в процесі участі у виставці на окремий аркуш і підпишіть, хто за що відповідає. Проінструктуйте співробітників працюючих на стенді, коли, де, у скільки починається робота виставки, де що лежить на стенді. Контролюйте, що б не було бардака на столах реєстрації й сміття на стенді. В'їжджаючи й виїжджаючи з виставки, перевірте все за списком завезених речей.